Gerçekçi olmak gerekirse— çoğu yapılacaklar listesi başarıyla uygulanmaz.
Ya çok uzundur, ya belirsizdir, ya da aslında önemsiz şeylerle doludur.
Sonuç?
Aynı maddeleri her gün yeniden yazarken kendimizi tükenmiş ve gergin hissederiz.
Ama “etkili bir yapılacaklar listesi”, başarılı bir kariyer peşinde koşan bir kişiye netlik, yön ve ilerleme hissi verir.
Gerçekten işe yarayan bir liste nasıl hazırlanır, adım adım bakalım.
1. Her şeyi yaz ama hepsini tutma
Öncelikle zihninde bir genel temizlik yap.
Aklındaki tüm işleri, görevleri, fikirleri yaz.
Sıralama, planlama , üzerinde derin derin düşünme olmadan.
Ama işin sırrı burada:
Her yazdığın şey listede kalmak zorunda değil.
Kendimize soralım!
Bu listedekilerden “hangileri bu hafta gerçekten önemli?”
Hangilerini “erteleyebilir, devredebilir veya silebilirim?”
2. Büyük işleri küçük, uygulanabilir adımlara böl
“Raporu bitir” ya da “Etkinliği planla” birer görev gibi görünür ama aslında küçük birer ”proje”dir.
Yapılacaklar listendeki maddeler “net”, ”eyleme geçirilebilir” ve ”tek oturuşta yapılabilir” olmalı.
“Antrenman planı” yerine → “3 başlangıç seviye güç antrenmanı araştır”
“Web sitesi aç” yerine → “Ana sayfa metnini yaz”
Kendimize Soralım
Bu görevi tek oturuşta yapabilir miyim, yoksa hâlâ daha fazla netliğe mi ihtiyacım var?
3. Günde en fazla 3–5 görev belirle
Yapılacaklar listesi bir ”dilek listesi” değildir.
Bir ”odak listesi” dir.
Günlük olarak 1–3 arasında ”öncelikli görev (MIT: Most Important Tasks)” seç.
Zaman kalırsa birkaç “BONUS” görev ekleyebilirsin, ama hepsi bu.
Bu sınır, seni odaklanmaya, öncelik vermeye ve gerçekten önemli işleri tamamlamaya zorlar.
Kendimize soralım!
Bugün sadece 3 şey yapabilecek olsaydım, hangileri beni en çok ilerletirdi?
4. Görevlerini bağlama veya enerji düzeyine göre gruplandır
Görevleri türlerine göre gruplandır:
”Telefon görüşmeleri, bilgisayar işleri, ev işleri” gibi.
Benzer işleri birlikte yapmak, zihinsel geçiş yükünü azaltır.
Bir başka yöntem de ”enerji seviyene göre” sıralamaktır:
• ”Yüksek enerji:” Yaratıcı işler, problem çözme
• ”Orta enerji:” Planlama, yazışmalar
• ”Düşük enerji:” Düzenleme, rutin kontroller
Kendimize Soralım!
Şu an sahip olduğum enerjiyle hangi görevi yapabilirim?
5. Her gün gözden geçir ve sıfırla
Her akşam (veya sabah) 5 dakikanı ayır:
• Bugün neyi tamamladım?
• Yarın yapmam gereken en önemli şey ne?
• Hangi görevleri sadeleştirmeli, ertelemeli ya da silmeliyim?
Unutma: ”Tutarlılık, karmaşıklığı yener.”
Kendimize Soralım!
Mevcut listem beni odaklıyor mu, yoksa sadece gürültü mü yaratıyor?
Bugün İçin Mini Görev:
Yarın için ”akıllı yapılacaklar listeni” bu 5 adımı izleyerek oluştur.
Basit tut. Odaklı tut. Gerçekçi tut.
Böylece yarın tam olarak ne yapacağını bilecek — ve gerçekten yapacaksın.
İlerleme netlikle başlar.
Akıllı bir yapılacaklar listesi, ikisini birden sağlar.